AFAS Profit 'dossierconverter'

Met deze oplossing van Integrate 4u kan je heel snel, overzichtelijk en eenvoudig dossieritems met bijlagen uit AFAS halen, bewerken en daarna weer importeren. 

Waarom zou je dat willen?

• Als je het dossier opnieuw in wilt richten (herstructureren)
• Als je dossieritems op verkeerde dossiertypes of kenmerken hebt zitten
• Als je meerdere omgevingen samenvoegt tot 1 omgeving
• Als je een omgeving gaat splitsen over meerdere omgevingen
• Als je bepaalde extra informatie toe wilt voegen zoals vink velden of vrije velden
• Als je loonstroken of jaaropgaven onder het persoonsdossier wilt tonen

En zo zijn er vast nog veel meer redenen waarom je dossier opnieuw in zou willen sturen in AFAS die wij nu even niet kunnen verzinnen. 

Voorheen was het AFAS dossier standaard ingericht met een dossiertype 'Uitgaande en inkomende post' terwijl men tegenwoordig conform de template veel liever werkt met benoemde dossiertypes zoals: Jaardossier, Medewerker dossier, Verzuimdossier, Permanent dossier etc.  Met deze tool is het opnieuw inrichten van je dossier redelijk eenvoudig mogelijk geworden.

Hoe werkt het? 

• Je maakt zelf een filter in de door ons geleverde getconnector zodat de export voldoet aan jouw voorwaarden.
• Via een Iframe in InSite kan je de gegevens van deze getconnector met een druk op de knop ophalen en een naam geven aan deze verzameling. (bijvoorbeeld 'Verzuimdossiers') 
• Nadat je de gegevens hebt opgehaald kan je de verkregen data naar excel halen om deze te beoordelen.
• Is de export naar wens dan haal je via een actiebutton de bij deze data behorende bijlagen op.
• Je kan nu een excel bestand openen waarin zich alle dossieritems bevinden aangevuld met een kolom met een directe link naar de bijlage.
• Ondertussen pakken wij via een batch alle bijlagen netjes in in een .ZIP bestand welke je kan downloaden via je InSite pagina als deze gereed is. 
• Het excel bestand kan je nu geheel naar wens bewerken, aanpassen en velden vervangen terwijl je direct door kan klikken naar de bijlage als er twijfel bestaat over de inhoud.
• Nadat je klaar bent met het bewerken van het bestand pak je alle bijlagen uit op een locatie benaderbaar vanaf AFAS. Meestal is dit je eigen C schijf benaderbaar vanaf TS Client.
• In de excel kan je in een kolom vermelden wat het pad is naar de bestanden waarna wij deze samenvoegen met de bestandsnaam. Nu is je importbestand gereed en kan je via de standaard import van AFAS dit dossiertype importeren.
• Als de import succesvol is verlopen dan kan je hetzelfde filter als uit de getconnector gebruiken om via 'collectief verwijderen' de oude (en dubbele) dossieritems te verwijderen. 
• Alles succesvol gegaan, dan kan je de gedownloade bestanden eenvoudig verwijderen uit de database van de dossierconverter.  Veilig, zeker, snel en eenvoudig...

Wil je deze dossierconverter ook in jouw InSite hebben? 

Stuur een mailtje of contactverzoek en wij sturen je gedetailleerde informatie en vertellen je hoe je deze tool in je bezit kan krijgen.